Ein Plädoyer von Rechtsanwalt Pedolin, neben der Situation als Privatperson auch eine Notfallplanung im Unternehmen zu prüfen und einzurichten

Sehr geehrte Unternehmerinnen und Unternehmer,

In meinem heutigen Blogbeitrag möchte ich Ihre Aufmerksamkeit auf ein zentrales, aber oft vernachlässigtes Thema lenken: die Notfallplanung in Unternehmen. Stellen Sie sich vor, Sie als Unternehmensleitung oder eine andere Schlüsselperson sind unerwartet nicht verfügbar. Was bedeutet das für Ihr Unternehmen? Dieser Artikel soll als Denkanstoss dienen, um die Notwendigkeit und die oft unbeachteten Vorteile einer soliden Notfallplanung zu erkunden. Mein Ziel ist es, Sie zum Nachdenken anzuregen und zu zeigen, wie wichtig es ist, Ihr Unternehmen auf unvorhersehbare Ereignisse vorzubereiten. Dieser Beitrag soll ein erster Impuls sein, um die Weichen für eine sichere und krisensichere Zukunft Ihres Unternehmens zu stellen.

Einleitung In einer dynamischen Geschäftswelt ist es entscheidend, nicht nur auf den gegenwärtigen Erfolg zu bauen, sondern auch proaktiv für eine sichere Zukunft zu planen. Eine umsichtige Notfallplanung ist ein wesentliches Werkzeug, das Ihr Unternehmen nicht nur schützt, sondern es auch in die Lage versetzt, aus Herausforderungen gestärkt und mit neuen Chancen hervorzugehen.

Vorbereitung als Schlüssel zum Erfolg: Eine durchdachte Notfallplanung versetzt Ihr Unternehmen in die Lage, sich auf unvorhersehbare Ereignisse vorzubereiten. Es geht nicht nur darum, potenzielle Risiken zu identifizieren, sondern auch darum, Strategien zu entwickeln, die das Unternehmen in die Lage versetzen, sich an veränderte Umstände anzupassen und aus jeder Situation gestärkt hervorzugehen.

Lernen von den Besten: Zahlreiche Fallstudien zeigen, wie wichtig eine gut strukturierte Notfallplanung ist. So konnten Unternehmen nicht nur Krisenzeiten überstehen, sondern sich auch schnell an neue Gegebenheiten anpassen und daraus neue Wachstums- und Erfolgsmöglichkeiten generieren.

Anpassungsfähigkeit als Wettbewerbsvorteil: In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist Flexibilität ein enormer Wettbewerbsvorteil. Eine robuste Notfallplanung ermöglicht es Ihrem Unternehmen, sich effizient an Marktveränderungen anzupassen, was zu einer stärkeren Position gegenüber Konkurrenten führt.

Sicherheit und Zuversicht durch umfassende Planung: Eine umfassende Notfallplanung gibt Ihnen, Ihrem Managementteam und Ihren Mitarbeitern die Gewissheit, dass das Unternehmen auf alle Eventualitäten vorbereitet ist. Diese Sicherheit fördert eine positive Arbeitskultur, in der Krisenresistenz und proaktives Handeln zentrale Werte sind.

Steigerung der Unternehmensattraktivität: Sicherung von Zukunft und Vertrauen

In der heutigen wettbewerbsintensiven Geschäftswelt ist es für Unternehmen, insbesondere für KMUs (kleine und mittlere Unternehmen), von entscheidender Bedeutung, sich als attraktive Arbeitgeber und vertrauenswürdige Geschäftspartner zu positionieren. Ein Schlüsselfaktor hierbei ist die Nachhaltigkeit und Zukunftssicherheit des Unternehmens, was insbesondere durch eine gut durchdachte Notfallplanung untermauert wird.

Anziehungskraft für qualifizierte Fachkräfte: Qualifizierte Arbeitskräfte suchen heute nicht nur nach attraktiven Gehältern und guten Arbeitsbedingungen, sondern legen auch grossen Wert auf die langfristige Stabilität und Sicherheit ihres potenziellen Arbeitgebers. Eine effektive Notfallplanung signalisiert, dass das Unternehmen verantwortungsvoll und vorausschauend agiert. Dies erhöht das Vertrauen der potenziellen Mitarbeitenden in die Langlebigkeit und Krisenfestigkeit des Unternehmens, was gerade für KMUs einen entscheidenden Vorteil im Wettbewerb um talentierte Fachkräfte darstellt.

Vertrauensbildung bei Kunden: Ebenso wichtig ist das Vertrauen der Kunden in die Zuverlässigkeit und Beständigkeit eines Unternehmens. Kunden bevorzugen Unternehmen, die eine klare Vision für die Zukunft haben und auf alle Eventualitäten vorbereitet sind. Eine transparente und gut kommunizierte Notfallplanung zeigt, dass das Unternehmen auch in schwierigen Zeiten zuverlässig und handlungsfähig bleibt, was die Kundentreue und -zufriedenheit massgeblich stärkt.

Fazit: Die Integration einer soliden Notfallplanung in die Unternehmensstrategie trägt somit nicht nur zur internen Stärkung bei, sondern ist auch ein entscheidender Faktor für die Aussendarstellung und Attraktivität des Unternehmens. Sie zeigt, dass das Unternehmen verantwortungsvoll plant, zukunftsorientiert agiert und somit ein verlässlicher Partner für Mitarbeitende und Kunden ist. Dies stärkt das Gesamtbild des Unternehmens und macht es zu einem bevorzugten Ziel für talentierte Fachkräfte und loyalen Kunden.

A.
Wo kann Rechtsanwalt und öffentliche Urkundsperson Pedolin helfen?

Rechtsanwalt und öffentliche Urkundsperson Gian Reto Pedolin kann Ihnen zum Beispiel in den folgenden Bereichen helfen:

1. Handelsregisteranmeldung einer Prokura: Beglaubigung der Unterschrift(en)
2. Handlungsvollmacht: Redaktion der Vollmacht, Redaktion der zwischen Vollmachtgeber (Unternehmen) und Vollmachtnehmer (Handlungsbevollmächtigten) geltenden Bedingungen, sowie Beglaubigung der Unterschriften
3. Generalvollmacht, Redaktion und Beglaubigung Unterschrift(en)
4. Beratung in Bezug auf die Frage: Prokura, Handlungsvollmacht oder Generalvollmacht oder alles zusammen bezogen auf bestimmte Personen und Funktionen?
5. Redaktion und Beurkundung des Firmentestaments, Erbvertrags (zum Beispiel Verzichte, welche dazu führen, dass die Abgeltung des Erbteils nicht den Untergang des Unternehmens bedeutet, etc.)
6. Familienrechtliche Regelungen wie Ehevertrag
7. Hilfe und Unterstützung bei der Formulierung der Informationen an die Mitarbeitenden, Presse, alle anderen Stakeholder
8. Erstellung und Beurkundung Vorsorgeauftrag

Wir befassen uns schon lange mit dem Thema und wollen auch etwas unternehmen, aber wir sind wie blockiert oder schieben es immer wieder vor uns her, was sollen wir tun.

Eigentlich müssen Sie nur eine Handlung vornehmen: anrufen auf 071 695 24 24 oder E-Mail schreiben an gian.pedolin@schweizer-rechtsanwalt.com 😊

B.
Ausfallrisiken von Privatpersonen bis hin zu Unternehmern oder Schlüsselpersonen in KMUs

1. Ausfall als Privatperson

Eine Privatperson kann plötzlich vorübergehend oder dauerhaft die Handlungsfähigkeit verlieren. Schon dies kann verheerende Folgen für viele andere Personen haben. Das alles weiss man. Hier hat sich etabliert, dass man Regelungen trifft wie Vorsorgeaufträge, Patientenverfügungen, Bank-, Versicherungs- und Generalvollmachten erstellt, damit alle Betroffenen möglichst gut weiterleben zu können. Neben der Erteilung der formellen Berechtigung (durch obige Dokumente wie Vorsorgeauftrag), jemanden zu vertreten, gehört aber noch etwas anderes Wichtiges dazu. Die vertretende Person muss nicht nur formell in der Lage sein, jemanden zu vertreten. Sie muss die vertretene Person auch richtig vertreten können, sodass es ihren Interessen auch entspricht (ich nenne das materielle Vertretung). Da die Person, welche die betroffene Person vertritt, meistens eine Vertrauensperson ist, welche die betroffene Person gut bis sehr gut kennt, ist dies bei Privatpersonen meist kein Problem.

2. Ausfall Chef oder Person mit Schlüsselfunktion im Bereich von kleinen und mittleren Unternehmen

(Vor allem) bei kleinen oder mittleren Unternehmen kann der vorübergehende oder dauerhafte Ausfall von wichtigen Personen (Personen mit Schlüsselfunktion) ohne rechtzeitige und vollständige Regelungen einen grossen negativen Einfluss auf das Unternehmen haben bis hin zum Untergang und sogar Haftungsthematiken wie der Organhaftung. Bei einem Unternehmen trifft man auf eine Vielzahl von Personen, Funktionen, Fähigkeitsprofilen und Anforderungen. Die betroffenen Personen sind nicht «nur» intern zu finden, sondern auch extern (wie Kunden, Lieferanten, Gläubiger, Banken, Versicherungen, Behörden und nicht zuletzt Familienangehörige).

Auch im Unternehmen wäre es deshalb ratsam, rechtzeitig alle formellen Voraussetzungen zu schaffen, damit das Unternehmen bei Ausfall von Personen mit Schlüsselfunktion handlungsfähig bleiben kann. Viele regeln das dadurch, dass sie verschiedene vertretungsberechtigte Personen in das Handelsregister eintragen, sei es als Geschäftsführer, als Mitglied des Verwaltungsrats, Geschäftsleitung, als Prokurist etc. Aber genügt das, dass das Unternehmen auch materiell nach innen und nach aussen richtig vertreten wird und materiell handlungsfähig bleiben kann? Möglicherweise eher nicht beziehungsweise das wäre mindestens in einer Notfallübung herauszufinden.

3. Gleichzeitiger Ausfall sowohl als Privatperson als auch als Person mit Schlüsselfunktion in einem Unternehmen, vor allem Ausfall des Unternehmers selbst

Wenn man sich die Situation bei gleichzeitigem Ausfall als Unternehmer und Privatperson vor Augen hält, oje, da möchte man am liebsten die Augen verschliessen und hoffen, dass dieser Fall nie eintritt. Aber dieses Szenario kann nicht ausgeschlossen werden. Wen es trifft, weiss niemand. Aber so selten könnte es nicht sein, vor allem, wenn die Nachfolgeregelung nicht rechtzeitig aufgenommen und auch erledigt wurde!

C.
Wie regelt man nun diese materielle Seite des Unternehmens? Was ist der erste Schritt?

1. Es gibt einen Ratgeber Notfallplanung für Unternehmen

Zuerst eine gute Nachricht: Die Firma b-wise GmbH aus Deutschland hat eine Notfallplanung für Unternehmen herausgegeben. Der Autor ist Dr. Klaus Brandenburg. Das Produkt wird am Ende dieses Blogs verlinkt. Es wird empfohlen, den Blog zuerst bis zum Ende durchzulesen 🙂

Nachfolgend ein Überblick, der weder Vollständigkeit noch die richtige Gewichtung in Anspruch nehmt. Er soll als Motivation dienen, sich diesem Thema konkret zu widmen.

2. Wieso nochmals eine Notfallplanung und wie detailliert?

Vorab verweise ich auf die Einleitung. Meines Erachtens sollte die Wahrscheinlichkeit des Eintritts eines Notfallgrundes nicht das Hauptkriterium für die Frage ja oder nein zur Notfallplanung sein. Vielmehr sollte der Fokus auf den potenziellen schwerwiegenden Auswirkungen, die ein Risikoereignis auf das Unternehmen, die Mitarbeitenden, die Familie und alle Stakeholder haben könnte, liegen. Zum Vergleich: Niemand würde eine Haftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von 100 Millionen Franken zurückweisen und stattdessen eine Beschränkung auf beispielsweise eine Million wünschen (um marginale Prämienkosten zu sparen), nur weil das Risiko eines Schadens von 100 Millionen als geringer eingeschätzt wird. Eine effektive Notfallplanung sollte daher unabhängig vom Zeitaufwand so umfassend und detailliert wie möglich sein, um auch auf unwahrscheinliche, aber potenziell katastrophale Ereignisse vorbereitet zu sein.

Es ist sinnvoll, Prioritäten zu setzen und sich zunächst auf die wahrscheinlichsten und schwerwiegendsten Risiken zu konzentrieren. Eine vollständige Abdeckung aller denkbaren Risiken könnte zwar ideal erscheinen, ist jedoch oft weder praktikabel noch effizient und kann so lähmend wirken, dass gar nichts unternommen wird. Es ist wichtig, einen Ausgleich zwischen Aufwand und Nutzen zu finden. Hier kommt das Konzept des Grenznutzens ins Spiel, bei dem es einen Punkt gibt, an dem zusätzlicher Aufwand nur noch minimale Vorteile bringt. Das Pareto-Prinzip legt nahe, dass manchmal eine 80%-ige Lösung ausreichend ist und deutlich effektiver sein kann als gar keine Planung. Letztlich hängt der Umfang und die Tiefe der Notfallplanung von den individuellen Präferenzen und Gegebenheiten eines jeden Unternehmers ab.

Anders ausgedrückt: Der erste Schritt in der Planung ist bereits ein grosser Fortschritt – jeder Anfang, egal wie klein, ist besser als völlige Untätigkeit.

3. Nicht alles ist allein durch den Abschluss von Versicherungen abzudecken

In seiner Einleitung schreibt Dr. Brandenburg, dass viele Menschen alle möglichen Risiken durch Versicherungen eingrenzen und die Folgen damit abfedern wollen.

Er hält aber dagegen, dass es Risiken gebe, die sich durch Versicherungen nicht abdecken liessen. Was sei bei länger dauernder Krankheit oder einem Unfall von Personen mit Schlüsselfunktion im Unternehmen, z.B. des Unternehmensinhabers, was bei Familientrennungen, was sei bei einer altersmässigen oder krankheitsmässigen Notwendigkeit der Übergabe eines Unternehmens? Da helfe (meine Ergänzung: allein) keine Versicherung (meine Ergänzung: in Bezug auf das Überleben des Unternehmens).

Die Notwendigkeit einer Notfallplanung, zu welcher auch eine Nachfolgeplanung gehört, ist damit eminent.

4. Doch gar nicht so selten: der Notfall und auch nicht selten: die fehlende Regelung

Ebenfalls kann man dem Ratgeber betreffend Notfallplanung von Dr. Brandenburg entnehmen, dass gemäss Bonner Institut für Mittelstandsforschung jede vierte Unternehmensnachfolge unerwartet eintrete. Rund die Hälfte aller Unternehmen soll offenbar auch keine Notfalllösung vorbereitet haben.

5. Brauche ich als Unternehmer eine Notfallplanung?

Zitat Notfallplanung Seite 3. Dr. Brandenburg macht den Lackmus-Test. Der Unternehmer soll sich doch mal fragen, ob der Betrieb weiterlaufen würde, wenn der Unternehmer demnächst für sechs Monate in den Urlaub gehen würde. Wenn der Unternehmer alle Fragen der Familie und der Mitarbeitenden in der kurzen Zeit beantworten könne, dann herzlichen Glückwunsch.

Noch anders, schlimmer, würde es aussehen, wenn zwischen Ausfall der wichtigen Person und dem Notfall gar keine Zeit dazwischen wäre.

Dr. Brandenburger schildert vier Szenarien.

Szenario 1 lange Auszeit eines wichtigen Mitarbeitenden

Szenario 2 Unfall des Unternehmers selbst, der dazu führt, dass dieser nicht einmal mehr die Frage eines Geschäftsführers nach Passwörtern beantworten kann.

Szenario 3 Tod des Unternehmers oder einer Person mit Schlüsselfunktion.

Szenario 4 keine Nachfolge möglich / gefunden

Eine Schlüsselfrage könnte also sein beim Vordenken eines Notfalls:

• bin ich oder ein wichtiger Mitarbeitender sofort ersetzbar?
• Bin ich oder ein wichtiger Mitarbeitender leicht ersetzbar?
• Geht der Betrieb ohne mich weiter? Geht er weiter mit einigen Hürden? Oder geht er eben vielleicht überhaupt nicht mehr weiter und droht es, ganze Existenzen zu zerstören? Das der Mitarbeitenden? Das der Familienangehörigen?

Wenn diese Fragen eher mit nein zu beantworten sind, sollte man die Betriebsabläufe im Unternehmen durchdenken und abbilden. Das Durchdenken der Betriebsabläufe im Unternehmen ist auch für den Normalfall wichtig und hilfreich. Es ist deshalb auch im Hinblick darauf keine Zeitverschwendung.

Die 6 Schritte

Dr. Brandenburger hält fest, dass es nach seiner Ansicht sechs Schritte für alle Fragen eines denkbaren Notfalls gibt, jedoch zuerst die Ausgangslage im Sinne einer Bestandesaufnahme für den Notfall festzustellen ist.

Schritt 1 ist die Frage, welche Notfälle für das Unternehmen eintreten könnten.

Bezüglich Schritt 1 empfiehlt er einen Notfallordner, in welchem festgehalten wird unter anderem, was erreicht werden soll damit, welche unternehmerischen Interessen damit gesichert werden sollen und welche familiären Interessen berücksichtigt werden sollen. Unter anderem empfiehlt er die Erstellung einer kompletten Schlüsselliste, einer Liste der Zugangscode des EDV-Systems und die Regelung der Zuständigkeiten, der Abläufe, der Vorbereitungsmassnahmen, der Informationen und der Zugriffe.

Schritt 2 Was muss passieren?

Was ist der Inhalt im Notfallplan? Welche Dokumente müssen in einem Notfallordner sein? Soll ein Krisenstab gebildet werden? Das heisst, dieser Krisenstab muss natürlich vor dem Notfall bereits bestimmt sein. Was sollen die Arbeitsabläufe und Vertretungsregelungen enthalten? Wer bekommt welche Vollmachten? Wie soll ein Firmentestament lauten? Was ist mit der Haftung? Zum Beispiel bei Generalvollmachten. Wenn beispielsweise eine handlungsbevollmächtigte Person beauftragt wird zu handeln, dann übernimmt sie natürlich auch ein gewisses Risiko, dass ein Schaden entsteht, sowohl extern als auch intern. Und dieses Schadensrisiko müsste man versicherungstechnisch abzudecken versuchen. Wieso? Unter anderem vielleicht deshalb, weil ansonsten eventuell diese Person dann im Notfall diese Aufgabe nicht übernehmen will oder sich weigert, dann hätten wir keine Vertretung.

Schritt 3 Wer führt die operativen Prozesse ad hoc weiter?

Schritt 4 Wer führt die strategischen Prozesse weiter?

Schritt 5 Informationspolitik

Diese soll zum Beispiel sicherstellen, dass die Belegschaft sicher ist, dass keine Wirrnisse und kein Chaos eintreten wird. Kunden und Lieferanten sowie interessierte Kreise bekommen die angemessenen Informationen, bevor noch Gerüchte sich zu Geschäftsstörungen auswachsen können.

Schritt 6 Nachverfolgbarkeit

D.
Zusammenfassung und Ausblick

Zusammenfassend ist festzuhalten, dass ein Notfall nicht unterschätzt werden sollte. Dieser muss nicht immer in einer sachbezogenen Schadensursache wie Brand, Stromausfall, Maschinendefekt oder Lieferengpässen liegen. Es kann in einem «persönlichen» Schadenfall liegen. Darauf sollte man sich vorbereiten. Man muss nun nicht in Panik verfallen, aber man sollte diesem Teil des Unternehmensrisikos auch ein Gewicht geben und die Notfallplanung planen.

Dr. Klaus Brandenburg hat zahlreiche Vorlagen erstellt, wie Schlüssellisten und so weiter. Diese können als hilfreiche Vorlagen verwendet werden. Der Preis ist lediglich um die 13 Euro. Man muss es teilweise eventuell an die schweizerischen Begebenheiten anpassen. Hier geht es zum Produkt: https://www.business-wissen.de/produkt/7156/notfallplanung-fuer-unternehmen/

Falls Sie Fragen zur Notfallplanung haben oder Unterstützung benötigen, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie mich einfach – gemeinsam sorgen wir für die Sicherheit und Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens.

Wir befassen uns schon lange mit dem Thema und wollen auch etwas unternehmen, aber wir sind wie blockiert oder schieben es immer wieder vor uns her, was sollen wir tun.

Eigentlich müssen Sie nur eine Handlung vornehmen: anrufen auf 071 695 24 24 oder E-Mail schreiben an gian.pedolin@schweizer-rechtsanwalt.com 😊

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